管理職の悩み｜部下の資料が何度も差し戻しになる原因と改善策を考える
「何度指導しても資料の品質が上がらない」
「部下から反発される」
「上司からは管理不足を指摘される」
管理職であれば、一度は経験する悩みではないでしょうか。
私も最近、ISO審査用の改善事例資料をめぐって大きな壁にぶつかりました。
今回は、部下の資料作成指導を通じて見えてきた組織課題と、今後取り組む改善策についてまとめます。
ISO審査用の改善事例資料で発生した問題
私の部署ではISO審査に向けて改善事例資料を作成しています。
改善事例資料で重要なのは、第三者が見ても内容を理解できることです。
- 改善前にどんな問題があったのか
- どのような改善を実施したのか
- 改善後に何が変わったのか
- どのような効果が得られたのか
これらが明確でなければ、審査員には改善の有効性が伝わりません。
しかし提出された資料は、改善内容は書かれているものの、改善前後の違いや効果が分かりにくい状態でした。
そのため修正を依頼することになりました。
なぜ何度もやり直しが発生したのか
当初は、単純に部下の資料作成能力の問題だと考えていました。
しかし状況を整理すると、問題はもっと複雑でした。
実際の流れ
- 部下が資料を作成する
- 班長がレビューする
- 課長である私が最終確認する
- 修正が発生する
後から分かったことですが、班長は
「この内容では課長の承認がもらえない」
という理由で部下へ修正を依頼していました。
さらに班長自身のレビューにも不足があり、私が班長へ修正指示を出していました。
結果として、
部下 → 班長 → 課長
の各段階で手戻りが発生していたのです。
課長としての反省点
今回振り返ってみると、自分にも改善すべき点がありました。
私は班長を育成したいという思いから、班長には比較的厳しく指導していました。
一方で一般の部下にはそこまで厳しくしていませんでした。
ところが、その結果として班長は
- 部下を育てる
- 資料の本質を理解させる
よりも、
- 課長に怒られない資料を提出させる
ことを優先するようになっていたのです。
私は班長を育成しているつもりでしたが、実際にはプレッシャーだけを与えてしまっていた可能性があります。
管理職に求められる本当の役割
担当者時代は、自分が成果を出せば評価されました。
しかし管理職は違います。
管理職に求められるのは、
- 品質を確保すること
- 人材を育成すること
- 組織を機能させること
- 問題を再発させない仕組みを作ること
です。
今回の経験で痛感したのは、
「正しい指摘」と「人材育成」は別物である
ということでした。
資料を直させるだけなら簡単です。
しかし、その考え方を組織全体へ浸透させることは簡単ではありません。
今後の改善策
今回の問題を受けて、しばらくは全員が課長へ直接資料を提出する運用へ変更しました。
目的は責任追及ではありません。
どこで手戻りが発生しているのかを正確に把握するためです。
実施予定の取り組み
- 課長レビュー基準の明文化
- 良い改善事例の共有
- 差し戻し理由の見える化
- 班長のレビュー能力向上
- 改善資料の作成スキル教育
これらを進めることで、資料品質の向上と人材育成を両立させたいと考えています。
まとめ｜管理職の仕事は「仕組みづくり」
今回の出来事を通じて学んだことがあります。
それは、問題を個人の能力だけで捉えてはいけないということです。
部下が悪い、班長が悪いで終わらせるのではなく、なぜその状況が生まれたのかを考える必要があります。
管理職の仕事は、自分が頑張ることではなく、組織として成果を出せる仕組みを作ることです。
まだ道半ばですが、今回の経験を今後の組織改善に活かしていきたいと思います。
