正確でわかりやすい文章を書くための文章構成 4ステップ
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文章を書こうとすると、一行目で手が止まってしまう。
プレゼン資料を簡潔にまとめられない…
こんな疑問に答えます。
文章を書くときに
あなたも悩んだ経験があると思います。
文章を書くことに対して
苦手意識を持っているビジネスパーソンは非常に多いです。
そんなあなたに、この記事では
『文章が書けない理由』と
『文章力が低いことによるデメリット』を説明し、
その後、
『正確でわかりやすい文章を書くための文章構成の4ステップ』
を紹介していきます。
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【文章が書けない3つの理由】
読書量の低下
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あなたは1ヶ月にどれくらい本を読みますか?
日本人全体の月の読書量を調べてみると
全く読まない人 47%
ほとんど読まない(月1、2冊程度) 37%
となっており
日本人の8割以上が、ほとんど本を読んでいません。
本を読まなくなり、
良い文章に触れる機会が減り
文章力低下につながっています。
手で文字を書く機会が減少
![](https://zooublog.com/wp-content/uploads/2020/06/裕福-300x200.jpg)
パソコンやスマホなどのデジタルの常用によって、
手紙や日記、手帳などを
手で書くことが減ってしまったことで
文章力低下につながっています。
SNSの普及
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「LINE」「Twitter」といったSNSの普及で
一言で伝えようとするコミュニケーションが増加しています。
それにより、
深く考えて文章を作ることがなくなり
文章力低下につながっています。
【文章力が低いことによるデメリット】
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文章力が低いことによるデメリットとして、
・仕事のスピードが遅くなり、残業時間が増える
・伝えたいことが伝わらず、ミスにつながる
・「知識や教養がない人」というレッテルを貼られる
などがあります。
このようにならない為にも、
今から説明する
『文章構成の4ステップ』を
しっかり覚えて、
仕事でいかせるようにして下さい。
【文章構成の4ステップ】
文章を書く目的をはっきりさせる
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「何のために、誰にむけて書くのか」といった
「文章を書く目的」を明確にしましょう。
すると
どんな情報が必要で、
どんな結論にすべきかが見えてきます。
書くべきことを5W2Hでピックアップ
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伝える為の基本項目である「5W2H」を使い
伝えたい内容を箇条書きにして整理しましょう。
書くべきことをピックアップするだけで
大事な項目のヌケやモレを防ぐことができます。
「伝えたいこと」「読み手がしりたいこと」を箇条書きで整理する
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ステップ2の骨子に、さらに必要な情報を肉付けするため
「伝えたいこと」と、読み手の「知りたいこと」を
思いつくままに箇条書きで書き出しましょう。
そのうえで、文章の目的やターゲットに必要かどうか
を考えながら項目を取捨選択しましょう。
ポイントとして
『読み手の知りたいことを優先』して選べば
伝わりやすい親切な内容になります。
「導入」「本題」「まとめ」で全体の構成を考える
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【導入】
案内文や顧客へのメールのやりとりで書く文章の場合は
本題に入る前に、
時候の挨拶や季節の話題、
私的な話など
本題の前フリになるトピックを入れると
相手の関心を引きつけやすいです。
【本題】
本題は、
『結論→根拠』
『結果→原因』
『主張→理由』
など
大きい事象→それを説明する詳細という具合に
落とし込みながら書いていくと
分かりやすい文章になります。
【まとめ】
『この文章を読んだ人にどんな行動をしてほしいのか』
という、
『まとめの一言』を書くことで、
文章を書く目的の達成率が大きくなります。
【最後に】
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この記事では、
『分かりやすい文章を書く為の文章構成』
について説明してきました。
仕事の中で、
文章力が必要な場面は意外に多いと思います。
その時に、高い文章力を発揮することができれば
あなたの職場での評価はどんどん上がっていくでしょう。
さらに、
文章力が高くなると、
自然と口頭での説明も
分かりやすい構成で話せるようになります。
このように文章力を鍛えることはメリットしかありません。
ぜひ明日から、
今回紹介した文章構成を使って
高い文章力を身につけて下さい。