正確でわかりやすい文章を書くための文章構成 4ステップ
文章を書こうとすると、一行目で手が止まってしまう。
プレゼン資料を簡潔にまとめられない…
こんな疑問に答えます。
文章を書くときに
あなたも悩んだ経験があると思います。
文章を書くことに対して
苦手意識を持っているビジネスパーソンは非常に多いです。
そんなあなたに、この記事では
『文章が書けない理由』と
『文章力が低いことによるデメリット』を説明し、
その後、
『正確でわかりやすい文章を書くための文章構成の4ステップ』
を紹介していきます。
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【文章が書けない3つの理由】
読書量の低下
あなたは1ヶ月にどれくらい本を読みますか？
日本人全体の月の読書量を調べてみると
全く読まない人 47％
ほとんど読まない（月1、2冊程度） 37％
となっており
日本人の8割以上が、ほとんど本を読んでいません。
本を読まなくなり、
良い文章に触れる機会が減り
文章力低下につながっています。
手で文字を書く機会が減少
パソコンやスマホなどのデジタルの常用によって、
手紙や日記、手帳などを
手で書くことが減ってしまったことで
文章力低下につながっています。
SNSの普及
｢LINE｣｢Twitter｣といったSNSの普及で
一言で伝えようとするコミュニケーションが増加しています。
それにより、
深く考えて文章を作ることがなくなり
文章力低下につながっています。
【文章力が低いことによるデメリット】
文章力が低いことによるデメリットとして、
・仕事のスピードが遅くなり、残業時間が増える
・伝えたいことが伝わらず、ミスにつながる
・｢知識や教養がない人｣というレッテルを貼られる
などがあります。
このようにならない為にも、
今から説明する
『文章構成の4ステップ』を
しっかり覚えて、
仕事でいかせるようにして下さい。
【文章構成の4ステップ】
文章を書く目的をはっきりさせる
｢何のために、誰にむけて書くのか｣といった
｢文章を書く目的｣を明確にしましょう。
すると
どんな情報が必要で、
どんな結論にすべきかが見えてきます。
書くべきことを5W2Hでピックアップ
伝える為の基本項目である｢5W2H｣を使い
伝えたい内容を箇条書きにして整理しましょう。
書くべきことをピックアップするだけで
大事な項目のヌケやモレを防ぐことができます。
｢伝えたいこと｣｢読み手がしりたいこと｣を箇条書きで整理する
ステップ2の骨子に、さらに必要な情報を肉付けするため
｢伝えたいこと｣と、読み手の｢知りたいこと｣を
思いつくままに箇条書きで書き出しましょう。
そのうえで、文章の目的やターゲットに必要かどうか
を考えながら項目を取捨選択しましょう。
ポイントとして
『読み手の知りたいことを優先』して選べば
伝わりやすい親切な内容になります。
｢導入｣｢本題｣｢まとめ｣で全体の構成を考える
【導入】
案内文や顧客へのメールのやりとりで書く文章の場合は
本題に入る前に、
時候の挨拶や季節の話題、
私的な話など
本題の前フリになるトピックを入れると
相手の関心を引きつけやすいです。
【本題】
本題は、
『結論→根拠』
『結果→原因』
『主張→理由』
など
大きい事象→それを説明する詳細という具合に
落とし込みながら書いていくと
分かりやすい文章になります。
【まとめ】
『この文章を読んだ人にどんな行動をしてほしいのか』
という、
『まとめの一言』を書くことで、
文章を書く目的の達成率が大きくなります。
【最後に】
この記事では、
『分かりやすい文章を書く為の文章構成』
について説明してきました。
仕事の中で、
文章力が必要な場面は意外に多いと思います。
その時に、高い文章力を発揮することができれば
あなたの職場での評価はどんどん上がっていくでしょう。
さらに、
文章力が高くなると、
自然と口頭での説明も
分かりやすい構成で話せるようになります。
このように文章力を鍛えることはメリットしかありません。
ぜひ明日から、
今回紹介した文章構成を使って
高い文章力を身につけて下さい。
