【上司からの評価を上げる！】報連相のタイミングの重要性と適切な伝え方
報連相のタイミングは、社内の人間関係や仕事の流れをスムーズに進めるためにも重要です。
しかし、報連相のタイミングが適切でないと、報告・連絡・相談が伝わりづらくなり、結果的に自分の評価を下げてしまうリスクがあるので注意が必要です。
どのような「伝え方」や「タイミング」で報連相をすれば、上司からの評価が上がるのでしょうか？
報連相の「タイミングの重要性」と「適切な伝え方」を解説します。
報連相が必要なタイミングとは？
仕事で報告・連絡・相談を入れるタイミングとして、代表的な3つの場面を紹介します。
①ミスやトラブルが起きたとき
仕事の進行で何かしらの問題が発生したときは、すぐに報告や連絡を入れて対応の仕方を確認して下さい。
ミスやトラブルを早く報告するほど対応が早くなって問題が大きくならずに済むので、
取引先や顧客からの信頼を失わずに済むでしょう。
報連相が必要なタイミングは、仕事の進行で失敗が発生したときです。
②作業が一区切りついて進捗報告するとき
仕事の進捗状況がどのくらいなのか、定期的に報告や連絡を上司に入れておくことで、相手と信頼関係を築くことができます。
コミュニケーション活性化だけでなく、仕事の軌道修正がしやすいというメリットもあります。
作業が一区切りついたときは、進捗報告を兼ねて報連相を入れるタイミングです。
③仕事の日程や進め方が変更になったとき
仕事のスケジュールが変更になったときは、今後の進め方や日程について上司に報告して相談しましょう。
仕事全体の予定を調整し直す段取りができるため、変更点をカバーして仕事の流れを止めずに進められます。
仕事の日程や進め方が変更になったときが、報連相を入れるタイミングです。
情報共有しておくことで、揉めごとを起こさず、円滑に仕事を進められます。
報連相のタイミングが重要な理由
職場の作業効率化や人間関係のコミュニケーションを調整する意味でも、報連相は大切です。
報連相のタイミングが重要な理由を3つ解説します。
①職場の人間関係に配慮できる
報連相は相手の状況やタイミングを配慮して伝えることで、効果的な情報共有と、良好な人間関係を築くことに繋がります。
事前にミスやトラブルの報告、進捗が適切なタイミングで共有できると、上司から仕事でコミュニケーションが適切にできると判断されて、あなたの評価が高まります。
報連相のタイミングが重要な理由には、職場の人間関係に配慮するという意味でも大切になってきます。
②仕事の作業効率化が図れる
連絡や報告を欠かさないようにすることで、作業全般が円滑に進み効率化が図れます。
仕事のタイミングを考えて情報共有しておくと、微調整が行えるのでミスやトラブルが最小限に抑えられる為、トラブル対応がなくなり時間を削減することができます。
作業効率化が図れる意味でも、報連相のタイミングは重要です。
③上司からの評価を下げないため
上司から適切な評価を貰う為には、部下は報連相をする必要があります。
本人は「周りに言わなくても理解されている」と思っていても、
報連相ができていないと、すれ違いが起きて評価が下がる可能性があります。
報連相のタイミングが重要な理由として、上司からの評価を適切なものにするという意図があります。
不適切な報連相のタイミング
周りの状況を見ながら報連相を心がけないと、周りからの印象が悪くなる可能性があります。
3つの不適切な報連相のタイミングを見ていきましょう。
①忙しいときに声をかける
相手にゆとりがない状況で報告や連絡をすることは、緊急時以外は避けて下さい。
いつでも構わない内容なら、相手の状況を観察しながら落ち着いたときに声をかけると、人間関係のトラブルや摩擦が避けられます。
相手が忙しいタイミングで声をかけることは、不適切な報連相のタイミングです。
②会話中に話をさえぎって報告する
職場の人たちが会話しているときは、報連相を後回しにして、タイミングを見計らって下さい。
急ぎの場合をのぞき、雑談のときも会話が終わってから声をかけることで、悪い印象をもたれることがなくなります。
会話中に話をさえぎって報告することは、不適切な報連相のタイミングです。
③報告が細切れで仕事の妨げになる
仕事の報告や連絡は、コミュニケーションコストを減らすためにも、まとめて伝えることが大切です。
例えば、業務連絡のやりとりが細かく何回も続くと、相手が仕事に集中できない原因につながり不満を感じます。
場合によっては「迷惑な人」と判断されてしまい、人間関係の摩擦が起きてしまいます。
報告が細切れで仕事の妨げになる状況は、不適切な報連相のタイミングです。
適切なタイミングで報連相をおこなう方法
仕事で報連相しやすい環境をつくるために、職場でできる工夫を解説します。
3つの適切なタイミングで報連相をおこなう方法を紹介します。
①朝礼や夕礼で報告の機会を設ける
朝礼や夕礼で、報告や連絡のタイミングを作っておくと、コミュニケーションが取りやすい環境になります。
先に伝えておくことで、後から伝える際に相手が概要を理解できているので、話がスムーズに進みます。
朝礼や夕礼で報連相を習慣化しておくことが、適切なタイミングで報連相をおこなう方法です。
②結論から伝える
結論から話すと本題が伝わりやすくなります。
報連相をしても、内容が伝わらなければ、伝える意味がありません。
メールや対面で伝えるときも、結論から話すことで、コミュニケーションコストを削減して会話することができます。
テーマの軸になる結論から話すことが、適切なタイミングで報連相をおこなう方法です。
③ミスやトラブルの報告は早く伝える
ミスやトラブルに素早く対処する為に、早く報連相をする姿勢が重要です。
ミスやトラブルは対応が遅れるほど問題が大きくなり、時間がかかるほど相手からの信用を失います。
対応に悩んだときは、即上司に伝えて下さい。
早く報連相をすることが、最小限の労力での問題解決に繋がります。
