自己啓発

簡単!これをやるだけで『ミス』が未然に防げる【ミスを減らす方法】

ミス減らす方法

簡単!これをやるだけで『ミス』が未然に防げる【ミスを減らす方法】

ミスが重なって自分に自身が持てなくなってきた…

ミスを減らすいい方法ないかな?

こんな疑問に答えます。

 

あなたも、これまでにミスをしたことがありますよね。

人間であれば、誰でも1度はミスをします。

ミスをするとその大きさにもよりますが

ビジネスに支障をきたしてしまいます。

 

私は、製造業の技術部門で働いていますが、

入社して間もない頃に、大きなミスをして

300万円の損失を出した苦い思い出があります…

あれは辛かった。

私の仕事の内容は、非常に精密でとても高額な設備を取扱っているので

ちょっとしたミスが大きな損失に繋がってしまいます。

私の職場のメンバーも、

『ミス』をしないようにかなり気を使っています。

 

それはどんな仕事でも同じですよね。だから、仕事をしていると

このミスは、どうすれば無くせるんだろう?

と考えることも多いと思います。

ですが、

『ミスと言うものは無くせないもの』

だと考えましょう。

 

人間であれば、どんなに注意していたとしてもミスはします。

その時のコンディションなどによって、

どうしてもささいなミスをしてしまう状況に置かれることは出てきてしまうのです。

じゃあこの記事は、何のためにあるんだよ。

意味ないじゃん。

と思われそうですが、

ミスとはそういうものだと認識し、

可能な限りミスが起こらない仕組みを作ることが重要なのです。

 

【ミスが起こらない仕組みを作る】(ミスを減らす方法)

ミスは、なくそうとしても無理なので、

可能な限り『ミスが起こらない仕組み』を作ることが重要です。

 

ミスが起こらない仕組みを作るためには、

『なぜミスが起こるのか?』

ということをまず理解しておきましょう(^^♪

 

【なぜミスが起こるのか?】(ミスを減らす方法)

ミスが起こる原因は、ミスの内容で

大きく2つに分けることができます。

【ミスの種類は大きく2つ】

①『知っていた』けど起きたミス

②『知らなかった』から起きたミス

このように、

『知っていた』『知らなかった』

という軸で分けたのは、

ミスが起きる原因が根本的に違うので、

その対処法がそれぞれ大きく異なるからです。

 

では1つずつ、その原因の深堀と対処法を説明していきます。

 

①『知っていた』けど起きたミス(ミスを減らす方法)

①『知っていた』けど起きたミス

これは、いわゆる『うっかりミス』です。

【具体例】

・もっていくべき資料を忘れた。

・データ入力で、間違えたデータを入力してしまった。

などです。

注意が散漫になっていたり、

疲れが溜まっていることで起きる類のミスですね。

 

ここで掘り下げずに対策をしようとすると、

『注意する』

『気をつける』

のような根性論に頼った対策を打ちがちです。

ですが、そもそもミスを起こした人も

ミスなど起こしたくありません。

『注意したい』『気をつけたい』

そう思っている中で起きたミスなので、

このような根性論的解決法では

効果が薄くなってしまいます。

【うっかりミス対策】2ステップで仕組み作り(ミスを減らす方法)

うっかりミスに対しては、

2ステップで『ミスが起きない仕組み』を作っていきましょう。

 

【1ステップ】意識改革(ミスを減らす方法)

1ステップ目は、『意識改革』です。

根性論じゃん。

と思うかもしれませんが、『意識を改革して頑張る!』と言うわけではなく、

ここでの意識改革は、『自分の力を信頼しない』ことを意味します。

 

自分の力を信頼しないで、

『人の注意力はずっとは続かないから、絶対にミスる』

と言う意識を持ちましょう。

『ミスは起きる』と言うことを自分の頭の中に刷り込むのです。

 

これが、次のステップにつながる最初の関門になります。

ぱっと見、簡単そうに思えますが

これができない人が多いんですよ。

頑張って意識改革をしていきましょう。

【2ステップ】機械に頼る(ミスを減らす方法)

2ステップ目は、『機械に頼る』です。

人間よりもミスを起こすことが極めて少ない機械に頼りましょう。

機械に頼ることができる、簡単な具体例を紹介します。

 

【具体例 1】アラーム付きのスケジューラー(ミスを減らす方法)

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・予定を忘れてた。

・取り掛かるのが遅くて期日に間に合わなかった…

こんなことにならないように、

時間管理の面では、アラーム付きのスケジューラーを活用しましょう。

 

すでにあなたも、予定の日時にスケジュールを入れていると思いますが、

予定の日時しか入れていないですよね?

 

ここで、おすすめの使い方は、

『そこから逆算して何を準備すべきか』

『いつまでに準備が完了していないといけないか』

といった細かい項目も入れて、有効にスケジューラーを活用しましょう。

こうすることで、

『自分自身で未来の自分をフォロー』

することができます。

最初は、『めんどくさい』と思うかもしれませんが、

その時はミスを起こしたときのことを想像しましょう。

このミスが挽回できるなら

『めんどくさい』事でも何でもやる!

という気持ちになっているはずです。

それを前倒しで行うイメージです。

 

【具体例 2】エクセルの活用(ミスを減らす方法)

また、簡単な入力間違いをしちゃった…

気を付けてたつもりなんだけど。

これもよくあるパターンですよね。

 

作業の時にも機械を頼りましょう。

データ入力などでミスが起きやすいポイントは集中するものです。

つまり『ミスをしやすい』と分かっているのです。

だったらミスをしない仕組みに変えましょう。

 

そういった部分から極力、手入力等のマニアル作業を排除していくのです。

エクセルであれば、

・最大限数式が入力されている状態。

・可能な方は、マクロなどを駆使する。

など、

『人間が作業する余地がない』状態を作り上げる

ことがポイントです。

 

繰り返しになりますが、人間は必ずミスります。

このことを踏まえた上で、仕組み作りをしていきましょう。

 

【まとめ】①『知っていた』けど起きたミス(ミスを減らす方法)

説明上手い人特徴

『知っていた』けど起きたミスを解決するには、

・自分に対する過剰な信頼を捨てる

・機械に頼りきって、ミスが起きない仕組みを作る

ということが極めて重要です。

 

スケジュールのセットや

エクセルでの「数式の入力」「マクロの作成」

は確かにめんどくさいです。

その1回だけを考えると余計に時間がかかります。

 

ですが、ミスが起こってからの方が、挽回するのにもっと時間も労力もかかりますよね。

そうならない為にも、時間がある時にまとめてやってしまいましょう。

 

②『知らなかった』から起きたミス(ミスを減らす方法)

②『知らなかった』から起きたミス

【具体例】

・作業工程について誤った認識をしていて、正しいと思って謝った進め方をした。

・本来やるべき方法を知らされておらず、分からないまま進めてエラーになった。

などです。

 

こちらは先程の『①知っていたけど起きたミス』とは根本的な原因が違います。

そしてその原因は

①『自分起因』

②『組織起因』

の2つです。

①【自分起因】(ミスを減らす方法)

自己犠牲やめる方法

自分起因というのはシンプルに

自分が作業対象に対して無知であることです。

無知であるがゆえに起きたミスと解釈できます。

 

あなたも仕事で、作業の手順は知っているけど

『なぜこのやり方がうまくいくのか』

を説明できない。というタスクは無いでしょうか?

・上手くいっているからしっかりと調べる必要がない

・よく分からないけど、なんとなく上手くいっている

というものです。

これはかなり危険です。

 

この場合は、最初にしっかり構造を理解する。

と言うステップを踏まないと、ミスの原因になります。

 

何より影響範囲が大きなミスになりかけている

『ミス予備軍』も検知できません。

 

また構造を理解してタスクを遂行することは

ミスを防ぐ以外にもメリットがあります。

それは効率化できる箇所が見つかることです。

 

例えば、同じタスクを分担している同僚が、

なんで上手くいくか分からないけど、

この決まった手順でやっとけば大丈夫だよ。

という考えでタスクを処理している場合、

そこは効率化の宝庫のような状態になっている可能性があります。

 

これは今回のテーマからは離れた『副次的なメリット』ではありますが、

何となく上手くいっているタスクについては、

マニュアルを見るなり、人に聞くなりして、構造を理解してしまいましょう。

 

②【組織起因】(ミスを減らす方法)

基本給を上げる方法

組織起因とは、いわゆる

コミュニケーションにおける伝達がうまくいっていないことが原因で起きるミスです。

 

『事実』と『解釈』をまぜて話をしてしまう組織の場合、

・伝えたはずなのに

・こう聞いていたのに

などの、ちょっとしたズレからミスが起きてしまいます。

 

この問題に対しては、特に引継ぎなどのときには

『2人が見ている目線が揃っているか』

『描いている絵が同じものか』

を確認しながら引継ぎ作業進めていきましょう。

 

特に専門用語が飛び交うような職場の場合は気をつけてください。

 

ここまで『自分起因』『組織起因』のミスが起きない仕組み作りについて紹介しました。

 

『仕組み化』したり

『自分の知識レベルを棚卸し』したり

『コミニケーションのやり方気をつけてみる』

だけでも結果は変わってくるので、せひ実践してみて下さい(^^♪

 

【まとめ】(ミスを減らす方法)

まず大前提として、

ミスはゼロにすることができないものなので

『どういう仕組みで防ぐか』『どういう工夫で防ぐか』

ということに焦点を絞ることが重要です。

【知っているのに起きるミス】

自分を過信せず機械の力を借りて対策を練ることが重要

【知らずに起きるミス】

自分起因・・・自分の知識不足

組織起因・・・コミュニケーションでの伝達不足

によるものが考えられる為、それぞれにとって最適な対策を打つことが重要

あなたもミスはできれば起こしたくないですよね。

 

ぜひこの記事でお伝えしたことを今日から実践して

ミスを未然に防げるように対策をしておきましょう。